«Ur-mä-e» – so ähnlich tönte auf meiner Sprachbox, was der Name hätte sein sollen. Drei Mal habe ich die Nachricht abgehört in der Hoffnung, den Namen zu erraten, um die Absenderin bei meinem Rückruf korrekt ansprechen zu können. Ohne Erfolg. Weitere drei Durchläufe brauchte ich, um die im Eiltempo heruntergeratterte Handynummer zu verstehen, auf die sie gerne zurückgerufen werden wollte. Doch damit nicht genug.
Wir haben uns schliesslich telefonisch gefunden und einen Termin vereinbaren können. Diesen habe ich ihr schriftlich bestätigt, nachdem sie mir ihre E-Mail-Adresse wiederum zwei Mal diktierte – einmal schnell und einmal langsam. Nach einer weiteren Rückfrage meinerseits betreffend die korrekte Schreibweise war ich schliesslich im Voll-Besitz ihres ganzen Namens: Ursula Meyer (Name geändert).
Eine Doppel-Null-Agentin hätte diesen Riesenaufwand mit dem Namen in einem Durchlauf im Kasten gehabt: «Mein Name ist Meyer, Ursula Meyer mit Ypsilon.» Und dann erst hätte sie ihr Gegenüber vermöbelt oder verführt und mal kurz die Welt gerettet – First Things First.
Effiziente Kommunikation beginnt im Kleinen
Ich staune immer wieder, wie viel Zeit ich darauf verwende, in der Kommunikation Information einzufordern, von der ich erwarte, ich würde sie selbstverständlich übermittelt bekommen. Ein weiteres Beispiel ist die Person mit unüblichem Namen: Ich hoffe, beim Anrufen die korrekte Aussprache zu hören. Aber ich muss mehr als einmal nachfragen. Es funktioniert meistens erst dann, wenn ich die Person bitte, ihren Vor- und Nachnamen langsam und deutlich auszusprechen, damit ich mir die Aussprache merken und sie künftig korrekt ansprechen kann.
Wenn Du es eilig hast, sprich langsam
Wie wahr der scheinbare Widerspruch im Zwischentitel ist, habe ich als Headhunter gelernt: Wenn ich jemanden unbedingt treffen wollte, sprach ich am Telefon gefühlt in Zeitlupe. Ich setzte gezielte Pausen, damit meine Ansprechpartnerinnen genug Zeit hatten zu hören und zu verarbeiten, aber nicht genug Zeit, um Einwände zu formulieren. Das tönte etwa folgendermassen: «Frau Müller? – kleine Pause – Hedda Müller? – kleine Pause – Haben Sie einen Moment Zeit – Mikropause – Mein Name ist Peter Näf – Pause – …usw.». Merkwürdig? So verarbeiten Menschen Gehörtes. Denn schneller geht es nicht, wenn Zuhörende unvorbereitet sind.
In den Anfangszeiten hatte ich versucht, zu beschleunigen: Ich bereitete meinen kleinen Vortrag vor und habe ihn dann am Telefon zum Besten gegeben: klar, deutlich und schnell! Beklemmendes Schweigen – und dann ging es los: «Um was genau geht es? …Von wo rufen Sie an?… Wie sind Sie auf mich gekommen? …Und überhaupt: Wer sind Sie eigentlich?»
Die schnelle Variante dauerte also mehr als doppelt so lange wie die Langsame. Warum? Weil ich jede einzelne Information mindestens zwei Mal erzählen musste: einmal schnell und einmal langsam. Zudem waren meine Gegenüber genervt, weil sie den ganzen Kommunikationsaufwand übernehmen und sich die Informationen erfragen mussten. Sie hatten dann leider zu oft auch wenig Lust, mich Störenfried auch noch persönlich kennen zu lernen.
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