Monat: Dezember 2012

Bewerbungsschreiben als Teil des Bewerbungsdossiers

Das Bewerbungsschreiben oder Motivationsschreiben ist neben dem Lebenslauf und den Zeugnissen Teil der schriftlichen Bewerbungsunterlagen. Viele Bewerbende betrachten es als reines Begleitschreiben zum Bewerbungsdossier. Sie schenken ihm entsprechend wenig Beachtung. Damit verpassen sie eine Chance, ist doch das Bewerbungsschreiben ein eigenständiges Kommunikationsinstrument im Bewerbungsprozess. Der Lebenslauf gewährt einen tabellarischen Überblick über den bisherigen Werdegang Das Bewerbungsschreiben hingegen informiert über die Motivation, warum Bewerbende sich für die Stelle interessieren. Daneben schildern sie die wichtigsten beruflichen Erfahrungen, die für die Stelle relevant sind. Es muss also nicht der ganze Lebenslauf noch einmal in Prosa erzählt werden. Vergleichen wir die Bewerbungsunterlagen mit Marketinginstrumenten aus dem Produkt- oder Dienstleistungsverkauf. Der Lebenslauf entspricht in diesem Bild einer Produktebroschüre für den generellen Überblick. Das Motivationsschreiben wiederum kann man als massgeschneiderte Offerte betrachten.

Was macht ein gutes Bewerbungsschreiben aus

Wie der alternative Begriff Motivationsschreiben andeutet, soll das Bewerbungsschreiben etwas über die Motivation für die Bewerbung aussagen. In der Mehrzahl der Bewerbungsschreiben fehlen entsprechende Hinweise gänzlich oder erschöpfen sich in Floskeln. „Ich suche eine neue berufliche Herausforderung und möchte meine Erfahrungen einbringen“ ist eine typische Formulierung. Die meisten Bewerbenden gehen davon aus, sie müssten nur aufzeigen, dass sie die Fähigkeiten für die Stelle mitbringen. Für eine gute Leistung sowie Job-Zufriedenheit in der langen Frist ist die Motivation genauso wichtig. Sollte ein Bewerber oder eine Bewerberin nicht genügend an der Stelle interessiert sein, besteht die Gefahr, dass er/sie frühzeitig wieder kündigt. Unerwünschte Fluktuationen sind für Unternehmen sehr teuer. Ein gutes Bewerbungsschreiben setzt voraus, dass sich Bewerbende intensiv mit der Stelle und dem Unternehmen auseinandergesetzt haben. Da es jedes Mal neu geschrieben werden muss (kein copy paste!), ist es der aufwändigste Teil der schriftlichen Bewerbung.

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Fluktuationskosten werden unterschätzt

Retention Management nimmt in der Personalarbeit eine wichtige Rolle ein. Es geht darum, Mitarbeitende und deren Know-how im Unternehmen zu halten. Dies ist insbesondere für Unternehmen entscheidend, die mit anderen Unternehmen um seltene Fachkräfte konkurrieren.  Es ist zu erwarten, dass sich der Fachkräftemangel in den kommenden Jahren noch verstärken wird. Umso wichtiger wird es für Unternehmen, Mitarbeitende durch interessante Aufgaben und Entwicklungsperspektiven längerfristig an das Unternehmen zu binden. Auch gezielte Weiterentwicklung im Rahmen einer Karriereplanung leistet einen Beitrag dazu. Und schliesslich legen Mitarbeitende heute großen Wert auf gute Arbeitsbedingungen und eine ausgewogene Work-Life-Balance. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt von Retention Management ist die Senkung der Fluktuationskosten. Bei der Suche und Rekrutierung von Fachkräften können Kosten bis zur Höhe eines Jahressalärs anfallen. Ich vermute, dass diese Kosten von vielen Unternehmen unterschätzt werden. Dieses Geld wäre besser investiert in die Weiterbildung von bestehenden Mitarbeitenden (Talent Development), um sie im Unternehmen zu halten.

Retention Management – Dialog über die gemeinsame Zukunft

Unternehmen investieren immer mehr ins Employer Branding. Sie wollen sich dadurch bei interessanten Fach- und Führungskräften als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Umfangreiche Studien werden in Auftrag gegeben um die Erwartungen von Arbeitnehmenden zu eruieren. Insbesondere die Bedürfnisse von Studienabgängern sind recht erforscht. Der Erfolg dieser Massnahmen hängt davon ab, inwieweit es Unternehmen gelingt, ihre Aussenwirkung mit dem gelebten Alltag in Übereinstimmung zu bringen. Retention Management findet aber immer auch im Einfall statt. Voraussetzung dafür ist ein regelmässiger Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden. Dabei müssen die Zukunftserwartungen beider Seiten Thema sein. Um Mitarbeitenden eine Perspektive im Unternehmen anbieten zu können, müssen deren Bedürfnisse und Ziele bekannt sein. Und genau da hapert es oft. Viele Mitarbeitende haben zu wenig klare Vorstellungen von ihrer beruflichen Zukunft. Eine Standortbestimmung versetzt sie in die Lage, ihre Karrierebedürfnisse zu erkennen und in die Diskussion über ihre Weiterentwicklung im Unternehmen einzubringen.

CV – ein Relikt aus alter Zeit?

Es kursieren viele Ideen über Sinn, Gestaltung und Inhalt des CV’s (Lebenslauf). Dies geht bis zur Frage, ob es ihn überhaupt brauche. Schliesslich gehe es ja bei einer Stellenbesetzung nicht um die berufliche Vergangenheit einer Person, sondern um die Zukunft. Der CV hat alle diese Zweifel überlebt – zu Recht, wie ich finde. Er ist neben Motivationsschreiben, Arbeitszeugnissen und Diplomen das Kernstück der schriftlichen Bewerbungsunterlagen geblieben. Seine Aufgabe besteht darin aufzuzeigen, dass der Bewerber/die Bewerberin die fachlichen Anforderungen der Stelle erfüllt. Er soll also sicherstellen, dass zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen wird, wer die grundsätzlichen Anforderungen erfüllt und die benötigten die Hard Skills mitbringt. Der Lohn für einen guten Lebenslauf ist somit eine Gesprächseinladung und kein Jobangebot! Daher muss er auch nicht alles enthalten. Insbesondere persönliche Stärken und Erfolge gehören nicht in einen CV. Diese Aspekte sind für eine Stelle wichtig, können aber nur im Bewerbungsgespräch kommuniziert werden.

Anforderungen an den CV

Der Lebenslauf ist umgekehrt chronologisch gegliedert und vermittelt ein realistisches Bild über den beruflichen Werdegang der Bewerbenden. Von der chronologischen Gliederung darf nicht abgewichen werden, ansonsten ist er nicht mehr lesbar. Die Strukturierung ermöglicht einen raschen Überblick und das schnelle Auffinden relevanter Informationen. Die Kunst besteht darin, ihn gleichzeitig kurz und aussagekräftig zu halten. Auch bei erfahrenen Personen sollte er nicht länger als drei Seiten sein. Von kreativen Vorlagen, wie sie im Internet zu finden sind, rate ich ab. Ein CV darf von der Struktur gewöhnlich sein und soll inhaltlich überzeugen. Es lohnt sich, auf die Beschreibung der Tätigkeiten besonderes Augenmerk zu legen. Recruiter müssen sich aufgrund der Schilderungen ein gutes Bild machen können. Auch im Zeitalter der elektronischen Kommunikation kann man sich mit einem überzeugenden CV von seinen Mitbewerbenden differenzieren. Dies auch deshalb, weil viele Bewerbende sich von der elektronischen Kommunikation zu einer gewissen Nachlässigkeit hinreißen lassen.

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Bedeutung der Initiativbewerbung

Die Initiativbewerbung oder Direktbewerbung wird oft fälschlicherweise Blindbewerbung oder Spontanbewerbung genannt. Blind sind die meisten Initiativbewerbungen zwar insofern, als sie nicht gesehen werden. Spontan dürfen sie keinesfalls sein. Die Initiativbewerbung muss gut vorbereitet und sorgfältig durchgeführt werden, damit sie zum Erfolg führt. Sie ist eine aktive Bewerbungsform. Stellensuchende bewerben sich auf dem verdeckten Arbeitsmarkt bei einem Unternehmen, welches keine Stelle ausgeschrieben hat. Im Gegensatz dazu spricht man bei Bewerbungen auf Job-Ausschreibungen von Stellenbesetzungen auf dem offenen Arbeitsmarkt. Ein großer Teil vor allem der höher qualifizierten Stellen wird auf dem verdeckten Arbeitsmarkt besetzt. Es gibt sogar Unternehmen, die sich bei der Stellenbesetzung auf Initiativbewerbungen beschränken. Da Bewerbungen auf elektronischem Weg kostenlos sind, erhalten Unternehmen zu viele unpassende Unterlagen. Deren Verarbeitung ist sehr kostspielig. Zudem sind Spezialistinnen und Spezialisten über Inserate ohnehin schwierig zu finden. Unternehmen suchen sie daher vermehrt direkt über Active Sourcing, auch auf tieferen hierarchischen Levels.

Direktbewerbung ist aufwändig

Aufgrund dieser Situation erwarte ich, dass Initiativbewerbungen an Bedeutung gewinnen werden. Auch für Bewerbende bringen sie Vorteile. Viele Fachkräfte haben klare Vorstellungen, was sie beruflich machen möchten und was sie von einem Unternehmen erwarten. Sie suchen daher nach Arbeitgebern, welche ihre Bedürfnisse am ehesten befriedigen können. Leider führen Initiativbewerbungen aber noch zu selten zum Erfolg. Der Grund liegt im fehlenden Wissen über deren Anforderungen. Wie der Name sagt, liegt die Initiative und damit die ganze Arbeit bei den Bewerbenden. Die Bezeichnung „Bewerbung“ ist insofern missverständlich, als der meiste Aufwand vor der Bewerbung anfällt. Voraussetzung ist zu wissen, was jemand sucht und zwar in Bezug auf den Job-Inhalt als auch das Job-Umfeld. Eine Standortbestimmung kann hierbei Klarheit schaffen. Und dann müssen die Stellensuchenden Unternehmen und Ansprechpartner für eine erste telefonische Kontaktaufnahme ausfindig machen. All die Aufwendungen, die Unternehmen bei der Mitarbeitenden-Suche unternehmen, fallen bei der Direktbewerbung bei den Stellensuchenden an.

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Bedeutung des Job-Interviews

Das Job-Interview ist der wichtigste Teil des Bewerbungsprozesses. Die Gesprächseinladung bedeutet, dass die Bewerbenden die fachlichen Anforderungen an die Stelle erfüllen und damit grundsätzlich in Frage kommen. Im Gespräch geht es für das Unternehmen zum einen darum, die fachliche Eignung der Bewerbenden vertieft zu prüfen. Vor allem aber gilt es, ihre persönliche Passung zu eruieren. Die Stärken und Schwächen einer Persönlichkeit lassen sich nicht über die schriftlichen Bewerbungsunterlagen kommunizieren. Diese können nur in einem Job-Interview oder in einem Assessment Center (AC) geprüft werden. In einem AC beobachten die Assessoren das Verhalten von Bewerbenden in Testsituationen und schliessen damit auf deren Stärken. Im Job-Interview sehen die Interviewer das Verhalten vor ihrem geistigen Auge, wenn Bewerbende Geschichten aus ihrer beruflichen Vergangenheit erzählen (Storytelling). Auch die Bewerbenden können aufgrund eines Stelleninserates nur abschätzen, ob die Stelle sie von der fachlichen Seite interessiert. Vom Arbeitsumfeld müssen Sie sich ebenfalls im Gespräch ein Bild machen.

Vorbereitung ist bei einem Job-Interview alles

Für Erfolg im Job-Interview ist eine gute Vorbereitung unerlässlich. Die meisten Bewerbenden sind unzureichend vorbereitet. Sie machen sich zwar kundig über das Unternehmen und die Stelle. Über sich selber machen sie sich aber weniger Gedanken. Sie gehen davon aus, sie wüssten über sich Bescheid. Es besteht aber ein großer Unterschied zwischen tun und darüber sprechen. Wir werden in der täglichen Routine immer unbewusster. Unseren Arbeitsspeicher im Gehirn müssen wir für Unvorhergesehenes freihalten. Wenn wir über unsere Erfahrung befragt werden, rufen wir die Informationen in unserem Gedächtnis ab. Das ist im Job-Interview ohne Vorbereitung nicht zu schaffen. Eine gute Gesprächsvorbereitung beginnt mit der Stellenanalyse. Dann gilt es, die relevanten Berufserfahrungen, fachlichen Kenntnisse und persönlichen Stärken zu eruieren und kommunizierbar zu machen. Dies erreicht man durch die Vorbereitung von Geschichten (Storytelling). Und schliesslich müssen Bewerbende die eigenen Fragen vorbereiten um im Gespräch herausfinden, ob die Stelle und das Umfeld ihren Vorstellungen entsprechen.

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